This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Arkivbeskrivning samt beskrivning av allmänna handlingar'.


Dnr 2013/1556 
 
 
Uppsala universitet 
 
Arkivbeskrivning 
Johan Sjöberg 2013-11-21, universitetsarkivarie. Juridiska 
avdelningen 
Enheten för informationsförsörjning, registratur och arkiv 
  

 
 
Arkivbeskrivning för Uppsala universitet 
Tillkomst 
Uppsala universitet grundades 1477 och återupprättades i slutet av 1500-talet efter en tids 
tynande tillvaro. Universitetskonstitutionerna från 1655 kom sedan att reglera verksamheten i 
nästan tvåhundra år. Länge utbildades vid universitetet framför allt civila ämbetsmän, präster 
och läkare. Sedan mitten av 1800-talet har utbildningen och forskningen vid lärosätet breddats 
och antalet studenter och anställda ökat. 
 
Standardverken om universitetets historia är Claes Annerstedt, Upsala universitets historia I–
III
 (Uppsala 1877–1914), Sten Lindroth, Uppsala universitet 1477–1977 (Uppsala 1976) och 
Carl Frängsmyr, Uppsala universitet 1852–1916 (2010). 
Verksamhet  
Uppsala universitets övergripande uppdrag anges i högskolelagen (1992:1434) och 
högskoleförordningen (1993:100). Det kan i korthet sammanfattas som att bedriva utbildning 
på grund- och avancerad nivå, att bedriva utbildning på forskarnivå, att bedriva forskning 
samt att samverka med det omgivande samhället. 
 
Forskning och utbildning äger rum inom universitetets samtliga nio fakulteter, i huvudsak vid 
dess institutioner. Vid universitetet finns ungefär 40 000 studenter på grund- och avancerad 
nivå och cirka 2 400 doktorander. Antalet anställda vid universitet är ungefär 6 000. 
Detaljerad information om universitetets forskning och undervisning finns på dess webbplats 
(www.uu.se).  
Organisation 
Uppsala universitets styrelse är dess så kallade konsistorium. Konsistoriet har insyn i Uppsala 
universitets alla angelägenheter och svarar för att dess uppgifter fullgörs. Rektor är 
universitetets myndighetschef. 
Universitetets verksamhet organiseras i följande vetenskapsområden: Vetenskapsområdet för 
humaniora och samhällsvetenskap, Vetenskapsområdet för medicin och farmaci och 
Vetenskapsområdet för teknik och naturvetenskap. Områdesnämnderna är respektive områdes 
beslutande organ. Inom Vetenskapsområdet för humaniora och samhällsvetenskap finns sex 
fakulteter. Fakultetsnämnderna är fakulteternas beslutande organ. Inom Vetenskapsområdet 
för medicin och farmaci finns två fakulteter, och inom Vetenskapsområdet för teknik och 
naturvetenskap en. Inom dessa är Områdesnämnden tillika fakultetsnämnd och fakulteternas 
beslutande organ. 
Verksamheten bedrivs i huvudsak inom universitetets institutioner. Varje institution tillhör en 
fakultet. En institution leds av en prefekt och en institutionsstyrelse. 
Universitetsförvaltningen stödjer verksamheten och ansvarar för utvecklingen av 
universitetets administration. Universitetsdirektören är universitetsförvaltningens chef. 

 
 

Diarier 
Allmänna handlingar diarieförs i förekommande fall i Uppsala universitets huvuddiarium. 
Som stöd för diarieföringen finns en diarie- och dossierplan som följer den generella 
dokumenthanteringsplanens verksamhetsbaserade struktur. 
 
I diariet har varje institution (motsv.) egna serier och ansvarar själva för arkiveringen av 
handlingarna i respektive serie. Handlingar i personalrelaterade ärenden och i 
förvaltningsgemensamma ärenden diarieförs i centrala serier.  
Sökvägar till arkivet 
På Universitetsarkivets hemsida finns förteckningar över de oftast utnyttjade delarkiven 
(http://uadm.uu.se/juridiska/EIRA/uppsala-universitets-arkiv/forteckningar/). Andra viktiga 
vägar till allmänna handlingar vid universitetet är diariesystemet W3D3 (ärenden, beslut, 
administration av forskningsprojekt m.m.), UPPDOK (studieresultat), DIVA (uppsatser och 
publikationer), SELMA (kursplaner), Primula (personal- och löneadministration) samt 
ekonomisystemet Raindance. 
Arkivverksamhetens organisation 
Universitetsarkivet består egentligen av många olika arkiv, som Kansliarkivet, 
Räntkammararkivet, nio fakultetsarkiv och över hundra institutionsarkiv. Huvuddelen av 
universitetsarkivet förvaras i arkivmagasin i Universitetshuset. Delar av de äldre arkiven är 
för närvarande deponerade på universitetsbiblioteket, Carolina Rediviva. Institutionerna, av 
vilka de flesta endast har nittonhundratalshandlingar, förvarar med vissa undantag sina arkiv 
själva. 
 
Det äldsta bevarade beslutet i arkivet om arkivet är från 1627. Universitetsarkivets skötsel och 
tjänstemännens ansvar reglerades i detalj i 1655 års konstitutioner. Sedan dess har arkivet 
varit universitetsförvaltningens ansvar. För närvarande bedrivs arkivverksamheten inom 
Enheten för informationsförsörjning, registratur och arkiv. Denna är i sin tur en enhet inom 
Juridiska avdelningen vid universitetsförvaltningen. 
 
Arkivansvaret vid institutionerna är delegerat till prefekterna med stöd av den centrala 
arkivorganisationen vid universitetsförvaltningen. 
Regelverk och föreskrifter 
Arkivhanteringen vid universitetet vilar ytterst på tryckfrihetsförordningen, som är en av våra 
grundlagar. Den garanterar medborgarna rätten att ta del av allmänna handlingar. Arkivlagen 
(1990:782) fastslår vidare att myndigheternas arkiv skall bevaras och hållas ordnade så att 
rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och 
förvaltning samt forskningens behov tillgodoses. Arkivförordningen (1991:446) reglerar 
huvudsakligen arkivmyndigheternas uppgifter. Arkivhanteringen berörs också av bland andra 
offentlighets- och sekretesslagen och personuppgiftslagen. 
 
 

De sekretessbestämmelser som tillämpas vid Uppsala universitet rör främst personal, 
studenter, skydd för ekonomiska intressen och forskningsresultat. Se närmare Hantering av 
allmänna handlingar vid universitetet
 nedan. 
(http://regler.uu.se/digitalAssets/161/161973_hantering-av-allm--nna-handlingar.pdf). 
Riksarkivet, som utövar tillsyn över statliga myndigheter, har utarbetat allmänna föreskrifter 
(RA-FS) och myndighetsspecifika sådana (RA-MS). Dessa reglerar arkivhanteringen vid 
universiteten. Uppsala universitets arkiv har med dem som utgångspunkts utvecklat lokala 
föreskrifter: 
 
Dokumenthanteringsplan 
(bilaga) 
 
Bevarande och gallringsplan för forskningsmaterial 
http://uadm.uu.se/digitalAssets/70/70201_forsk.pdf 
 
Bevarande- och gallringsplan. Handlingar som uppkommer vid upphandling  
http://uadm.uu.se/digitalAssets/70/70203_upphandling.pdf 
Överlämnande av arkiv från annan myndighet  
Högskolan på Gotland är fr.o.m. den 1 juli 2013 en del av Uppsala universitet; Campus 
Gotland. Dess arkiv- och dokumenthantering ingår efter samgåendet som en del i 
universitetets på samma sätt som andra campusområdens. 

Document Outline